Vad är traktamente och vem har rätt till det?
Traktamente är en skattefri ersättning som arbetsgivare betalar ut för att täcka merkostnader under tjänsteresor. Det handlar om ersättning för mat, småutgifter och ibland logi – inte lön eller förmån. För att få traktamente måste tjänsteresan enligt Skatteverkets regler innebära övernattning och vara minst 50 kilometer från både hemmet och ordinarie arbetsplats.
Rätt till traktamente har anställda på tjänsteresa, men även egenföretagare som driver enskild firma eller aktiebolag kan dra av traktamente i sin deklaration. Viktigt är att skilja på traktamente och andra ersättningar som bilersättning eller resetillägg från Unionen (som ofta är skattepliktigt).
För- och nackdelar med traktamente
Fördelar:
- Skattefritt upp till schablonbelopp
- Kräver inga kvitton för måltider
- Kompenserar för verkliga merkostnader
Nackdelar:
- Kräver noggrann dokumentation
- Reduceras vid fria måltider
- Lägre belopp vid längre tjänsteresor
Aktuella belopp för traktamente 2025
För 2025 är de skattefria schablonbeloppen för inrikesresor oförändrade jämfört med 2024, enligt Bjorn Lunden och Pleo:
| Typ | Belopp 2025 | Villkor |
|---|---|---|
| Heldag (dagtraktamente) | 290 kr | Resa startar före 12:00 och slutar efter 19:00 |
| Halvdag | 145 kr | Resa som inte uppfyller tidskraven för heldag |
| Nattraktamente | 145 kr | När arbetsgivaren inte står för logi |
Om arbetsgivaren betalar ut högre belopp än schablonen blir överskjutande del skattepliktig och redovisas som lön.
Exempelberäkning: Traktamente heldag
En tjänsteresa från Stockholm till Göteborg med avresa kl. 10:00 och hemkomst kl. 20:00 nästa dag ger rätt till:
- Dag 1: Heldag = 290 kr
- Natt: Nattraktamente = 145 kr (om du ordnar logi själv)
- Dag 2: Heldag = 290 kr
- Totalt skattefritt traktamente: 725 kr
Grundläggande regler för skattefritt traktamente
För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste följande grundkrav uppfyllas enligt Skatteverkets regelverk:
- Övernattningskrav: Tjänsteresan måste innefatta minst en övernattning
- Avståndskrav: Minst 50 kilometer från både ordinarie arbetsplats och bostad
- Tjänstesyfte: Resan måste ske på uppdrag av arbetsgivaren
Checklista för traktamente
- ✓ Innebär resan övernattning?
- ✓ Är avståndet minst 50 km från både hem och ordinarie arbetsplats?
- ✓ Har jag dokumenterat resans syfte?
- ✓ Har jag noterat eventuella fria måltider?
- ✓ Har jag korrekt datum och tider för resan?
Viktigt att notera är att traktamente enbart täcker merkostnader för mat och småutgifter. Transport och logi ersätts separat mot kvitto via reseräkning.
Utlandstraktamente 2025: Belopp och regler
För utlandsresor tillämpar Skatteverket särskilda normalbelopp som varierar mellan länder baserat på levnadskostnader. Enligt Skatteverkets uppdaterade lista för 2025 gäller följande exempel:
| Land/Stad | Normalbelopp 2025 (kr/dag) |
|---|---|
| USA (New York) | 750 kr |
| Tyskland | 510 kr |
| Japan | 900 kr |
| Danmark | 480 kr |
Vid resor mellan flera länder samma dag gäller normalbeloppet för det land där du tillbringat största delen av dagen. För fullständig lista, besök GPSer’s utlandstraktamente-guide.
Så reduceras traktamentet vid fria måltider
När arbetsgivaren eller annan part (t.ex. konferensarrangör) står för måltider under tjänsteresan ska traktamentet reduceras enligt PwC:s guide:
| Måltid | Reducering (% av heldagsbelopp) | Kronor 2025 (inrikes) |
|---|---|---|
| Frukost | 15% | 43,50 kr |
| Lunch | 35% | 101,50 kr |
| Middag | 35% | 101,50 kr |
| Alla måltider | 85% | 246,50 kr |
Exempel på reducering
Vid en tjänsteresa där frukost ingår i hotellpriset och lunch serveras på en konferens:
- Heldagsbelopp: 290 kr
- Avdrag frukost (15%): -43,50 kr
- Avdrag lunch (35%): -101,50 kr
- Återstående traktamente: 145 kr
Regler för långvariga tjänsteresor
Vid längre tjänsteresor till samma ort gäller speciella regler enligt UinProgress:
- Efter 3 månader: Traktamentet reduceras till 70% (203 kr/heldag inom Sverige)
- Efter 2 år: Traktamentet reduceras till 50% (145 kr/heldag inom Sverige)
För att undvika problem med långvariga resor rekommenderas att företag använder digitala system som automatiskt flaggar när tremånadersgränsen närmar sig.
Dokumentation och mallar för traktamente
För att traktamente ska godkännas som skattefritt krävs tydlig dokumentation. Visma rekommenderar att följande uppgifter alltid dokumenteras:
- Resans syfte och koppling till arbetet
- Exakta datum och tider för resans början och slut
- Besökta orter/destinationer
- Eventuella fria måltider som erhållits
- Beräkning av traktamentsbelopp
Dokumentationen bör sparas i minst 7 år i enlighet med bokföringslagen.
Digitala verktyg för enkel traktamentehantering
Moderna digitala verktyg förenklar hanteringen avsevärt. Enligt Pleo kan företag spara upp till 80 timmar per månad genom att använda digitala system för traktamentehantering. Populära lösningar inkluderar:
- Mobilappar för realtidsregistrering av kvitton och resor
- Automatisk beräkning av traktamenten baserat på resdatum
- GPS-integration för verifiering av resor
- Automatisk reducering vid registrering av fria måltider
- Direktkoppling till lönesystem
Vanliga misstag och hur du undviker dem
De vanligaste felen vid traktamentehantering enligt Byggnadsarbetaren:
- Missad reducering: Glömmer att reducera vid fria måltider
- Felaktig dokumentation: Ofullständiga uppgifter om syfte och tider
- Bristande koll på tremånadersgränsen: Fortsätter betala fullt belopp efter 3 månader
- Sammanblandning med andra ersättningar: Förväxlar traktamente med resetillägg
För att undvika dessa fallgropar, använd digitala verktyg och utbilda både resenärer och administrativ personal.
Vanliga frågor om traktamente 2025
När får man traktamente?
Du får traktamente när du är på tjänsteresa med övernattning och minst 50 km från både din ordinarie arbetsplats och bostad. Resan måste ske på uppdrag av arbetsgivaren.
Hur beräknas halvdags traktamente?
Halvdags traktamente (145 kr 2025) betalas ut när tjänsteresan inte uppfyller tidskraven för heldag. För heldag krävs att resan påbörjas före kl. 12:00 och avslutas efter kl. 19:00.
Finns det en mall för traktamente?
Ja, de flesta löne- och ekonomisystem innehåller mallar för traktamente. Skatteverket tillhandahåller också grundläggande mallar, och digitala verktyg som Visma och Fortnox har inbyggda traktamentemallar.
Är traktamente skattepliktigt?
Traktamente upp till schablonbeloppen är skattefritt. Belopp över schablonen blir skattepliktiga och ska redovisas som lön.
Hur hanteras traktamente vid sjukdom under tjänsteresa?
Vid sjukdom under tjänsteresa kan traktamente fortfarande betalas ut skattefritt så länge du stannar kvar på tjänsteorten. Dokumentera sjukdomen tydligt.
Vad är skillnaden mellan traktamente 2024 och 2025?
Det är inga förändringar i beloppen mellan 2024 och 2025 för inrikes traktamente. Heldag är fortsatt 290 kr, halvdag 145 kr och nattraktamente 145 kr.
Kan egenföretagare få traktamente?
Egenföretagare kan inte ”få” traktamente men kan göra avdrag med samma schablonbelopp i sin deklaration, förutsatt att samma villkor om övernattning och avstånd uppfylls.
Sammanfattning och checklista
Traktamente 2025 följer samma grundregler och belopp som 2024, med 290 kr för heldag inom Sverige. För att säkerställa korrekt hantering, använd denna checklista:
- Verifiera att resan uppfyller kraven (övernattning, avstånd)
- Dokumentera syfte, tider och orter
- Notera alla fria måltider och reducera korrekt
- Håll koll på långvariga resor (tremånadersgränsen)
- Använd digitala verktyg för enklare administration
- Spara all dokumentation i minst 7 år
För mer detaljerad information, besök Skatteverkets webbplats eller rådgör med en ekonomiexpert.
Inga kommentarer än