Milersättning 2025: Nya belopp och regler för privatbil

Vad är milersättning?

Milersättning är en skattefri ersättning som arbetsgivare kan betala ut till anställda som använder sin privata bil för tjänsteresor. Syftet är att täcka de faktiska kostnaderna som uppstår vid användning av egen bil i tjänsten, såsom drivmedel, service och slitage på fordonet. Detta är en viktig förmån som hjälper både arbetsgivare och anställda att hantera kostnader för arbetsrelaterade bilresor på ett effektivt sätt.

Vem kan få milersättning?

Milersättning kan betalas ut till:

• Anställda som använder privatbil i tjänsten
• Egenföretagare som kör i verksamheten
• Personer med förmånsbil som betalar drivmedlet själva

Grundläggande förutsättningar

För att vara berättigad till milersättning måste vissa grundläggande villkor uppfyllas. Resan måste vara direkt kopplad till arbetet och kunna styrkas med en korrekt dokumenterad körjournal. Det är viktigt att notera att resor mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen normalt inte berättigar till milersättning, utan räknas som privata resor.

För att milersättningen ska förbli skattefri krävs att den håller sig inom de fastställda schablonbeloppen som Skatteverket har satt. Dessa belopp är noga beräknade för att täcka genomsnittliga kostnader för bilkörning, inklusive:

• Drivmedelskostnader
• Slitage på fordonet
• Service och reparationer
• Värdeminskning
• Försäkringar och skatter

Det är också viktigt att förstå att milersättningen inte är en extra inkomst eller bonus, utan en kompensation för faktiska kostnader som uppstår när den anställde använder sin privata bil i tjänsten. Detta är anledningen till att ersättningen är skattefri upp till de fastställda schablonbeloppen.

Belopp och ersättningsnivåer för milersättning 2025

För år 2025 gäller specifika ersättningsnivåer som är fastställda av Skatteverket. Dessa belopp är utformade för att täcka kostnader för drivmedel, service och slitage på fordonet vid tjänsteresor. Enligt ABAX gäller följande skattefria ersättningsnivåer:

• Egen bil (oavsett drivmedel): 25 kronor per mil
• Förmånsbil med bensin/diesel/etanol: 12 kronor per mil
• Eldriven förmånsbil: 9,50 kronor per mil
• Laddhybrid förmånsbil: 12 kronor per mil

Ersättning för privat bil i tjänsten

När du använder din privata bil i tjänsten är ersättningsnivån densamma oavsett vilket drivmedel bilen drivs med. Den skattefria ersättningen på 25 kronor per mil gäller såväl bensin- och dieselbilar som elbilar och hybrider. Fortnox förtydligar att denna ersättning är avsedd att täcka samtliga kostnader förknippade med bilens användning i tjänsten.

Särskilda regler för förmånsbilar

För förmånsbilar gäller olika ersättningsnivåer beroende på drivmedelstyp. Detta system är utformat för att reflektera de faktiska driftskostnaderna för olika fordonstyper. Ersättningen är lägre för elbilar eftersom driftskostnaderna generellt är mindre jämfört med fossildrivna fordon.

Om arbetsgivaren väljer att betala ut högre ersättning än de skattefria nivåerna blir den överskjutande delen skattepliktig och behandlas som vanlig lön. UCS One Business påpekar att det är viktigt att både arbetsgivare och anställda är medvetna om denna gräns för att undvika oväntade skattekonsekvenser.

Regler för körjournal – detta måste du dokumentera

För att få milersättning krävs en korrekt förd körjournal som uppfyller Skatteverkets krav. En välskött körjournal är avgörande för att kunna styrka rätten till skattefri milersättning och undvika problem vid en eventuell granskning.

Obligatoriska uppgifter i körjournalen

En godkänd körjournal måste innehålla följande information för varje tjänsteresa:

• Datum för resan
• Resans start- och slutpunkt
• Syftet med resan
• Mätarställning vid start och stopp
• Antal körda kilometer
• Vem som har kört bilen

Det är särskilt viktigt att dokumentera resans syfte på ett tydligt sätt. En notering som ”kundbesök” bör kompletteras med kundens namn eller företag för att uppfylla dokumentationskraven. Detta gäller oavsett om du använder en digital eller manuell körjournal.

Digitala körjournaler

Allt fler företag väljer att använda digitala körjournaler för att förenkla administrationen och säkerställa korrekt dokumentation. En digital körjournal från en seriös leverantör uppfyller automatiskt Skatteverkets krav och minskar risken för fel. Moderna system kan automatiskt registrera alla resor och kategorisera dem som tjänste- eller privatresor.

Spara dokumentationen

Körjournaler och relaterad dokumentation ska sparas i minst sju år, vilket överensstämmer med bokföringslagens krav. Detta gäller särskilt om du är egenföretagare eller har ett aktiebolag. För anställda rekommenderas att spara underlaget i minst tre år efter det år då resan genomfördes.

Det är också viktigt att dokumentera eventuella tankningar och andra kostnader relaterade till tjänsteresor, särskilt om du kör förmånsbil. Detta underlättar både redovisning och eventuell granskning från Skatteverket.

Vanliga misstag att undvika

• Ofullständiga uppgifter om resans syfte
• Saknade mätarställningar
• Otydlig separation mellan tjänste- och privatresor
• Bristfällig dokumentation av parkeringskvitton och andra utgifter
• För sen registrering av resor

En välskött körjournal är inte bara ett krav från Skatteverket – det är också ett viktigt verktyg för att ha kontroll över företagets resekostnader och säkerställa korrekt milersättning till anställda.

Skatteregler och förmånsbil

För att säkerställa korrekt hantering av milersättning är det viktigt att förstå de skattemässiga aspekterna, särskilt när det gäller förmånsbilar. Skatteverkets regler är tydliga kring vilka belopp som är skattefria och vad som gäller vid olika typer av tjänsteresor.

Skattefria ersättningsnivåer

Den skattefria milersättningen för 2025 är fastställd till olika nivåer beroende på fordonstyp. För privat bil är den skattefria ersättningen 25 kronor per mil, oavsett drivmedelstyp. Vid användning av förmånsbil gäller andra belopp, där den skattefria ersättningen är 12 kronor per mil för bensin- och dieseldrivna bilar, medan eldrivna förmånsbilar har en ersättningsnivå på 9,50 kronor per mil.

Beskattning av överskjutande belopp

Om arbetsgivaren betalar ut högre ersättning än de fastställda skattefria nivåerna, blir den överskjutande delen skattepliktig som vanlig lön. Detta innebär att både arbetsgivaren och den anställde måste betala sociala avgifter respektive inkomstskatt på den delen. Enligt EY är det därför viktigt att ha tydliga rutiner för hur ersättningen beräknas och redovisas.

Dokumentationskrav för skatteändamål

För att milersättningen ska godkännas skattemässigt krävs noggrann dokumentation. ABAX påpekar att en körjournal måste innehålla:

• Datum för resan
• Resans start- och slutpunkt
• Antal körda kilometer
• Syftet med resan
• Bilens mätarställning vid start och slut

Arbetsgivarens skyldigheter

Arbetsgivare har ett särskilt ansvar när det gäller hantering och redovisning av milersättning. Enligt Fortnox måste arbetsgivaren säkerställa att all utbetald ersättning dokumenteras korrekt och att eventuella skattepliktiga delar hanteras enligt gällande skatteregler. Detta inkluderar:

• Korrekt rapportering i lönesystem
• Hantering av arbetsgivaravgifter på skattepliktig del
• Årlig rapportering i kontrolluppgifter
• Arkivering av underlag i minst sju år

Vanliga frågor om milersättning

Hur mycket är milersättningen för privat bil 2025?

Den skattefria milersättningen för privat bil är 25 kronor per mil under 2025. Detta gäller oavsett om bilen drivs med bensin, diesel eller el. För att ersättningen ska vara skattefri måste resan göras i tjänsten och dokumenteras korrekt i en körjournal.

Vad krävs för att få milersättning?

För att få milersättning måste du använda egen bil för tjänsteresor och föra en detaljerad körjournal. Journalen ska innehålla datum, resans syfte, körsträcka och mätarställning. Resan måste vara arbetsmässigt motiverad och godkänd av arbetsgivaren. Läs mer om kraven för milersättning här.

Hur beskattas milersättning över schablonbeloppet?

Om arbetsgivaren betalar ut högre milersättning än schablonbeloppet (25 kr/mil för privat bil) beskattas den överskjutande delen som vanlig lön. Detta innebär att både arbetsgivaravgifter och inkomstskatt måste betalas på den delen som överstiger schablonbeloppet.

Kan jag få milersättning för resor mellan hemmet och arbetet?

Nej, normal pendling mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen berättigar inte till skattefri milersättning. Däremot kan du ha rätt till reseavdrag i deklarationen om avståndet är minst 5 kilometer och du sparar minst 2 timmar per dag jämfört med kollektivtrafik. Här kan du läsa mer om reglerna för reseavdrag.

Hur mycket är milersättningen för förmånsbil 2025?

För förmånsbil där den anställde själv betalar drivmedlet är den skattefria milersättningen 12 kronor per mil för bensin- och dieselbilar. För helt eldrivna förmånsbilar gäller 9,50 kronor per mil. Läs mer om förmånsbilsregler här.