Vad är traktamente och när gäller det?

Traktamente är en form av kostnadsersättning som arbetsgivare betalar ut till anställda som reser i tjänsten. Syftet är att täcka de merkostnader som uppstår när den anställde befinner sig på annan ort. För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste några grundläggande villkor vara uppfyllda – tjänsteresan måste innebära övernattning och arbetsplatsen måste ligga minst 50 kilometer från både den anställdes vanliga arbetsplats och bostad.

Traktamente är inte en förmån eller extra lön, utan en ersättning för faktiska merkostnader som uppstår under tjänsteresan. Detta inkluderar utgifter för mat, småutgifter och ibland även logi. För att ersättningen ska vara skattefri måste den följa Skatteverkets schablonbelopp och riktlinjer.

Aktuella skattefria traktamentsbelopp 2025

För inkomståret 2025 har Skatteverket fastställt följande skattefria schablonbelopp för traktamente inom Sverige:

• Heldag (när resan påbörjats före kl. 12.00 och avslutats efter kl. 19.00): 290 kronor
• Halvdag (när resan inte uppfyller kraven för heldag): 145 kronor
• Nattraktamente (om arbetsgivaren inte står för logi): 145 kronor

Dessa belopp kan betalas ut skattefritt utan att arbetstagaren behöver redovisa sina faktiska utgifter. Om arbetsgivaren betalar ut högre belopp än schablonbeloppen blir mellanskillnaden skattepliktig och måste redovisas som lön.

För mer detaljerad information om årets belopp och eventuella förändringar, se Traktamente 2025: Skattefria Belopp & Regler i Sverige.

Grundläggande regler för traktamente

För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste tjänsteresan uppfylla vissa grundkrav:

• Övernattningskrav: Tjänsteresan måste innefatta minst en övernattning. Endagsförrättningar berättigar inte till skattefritt traktamente.
• Avståndskrav: Den tillfälliga arbetsplatsen måste ligga minst 50 kilometer från både den anställdes ordinarie arbetsplats och bostad.
• Tjänsteresa: Resan måste ske i tjänsten och på uppdrag av arbetsgivaren.

Det är viktigt att notera att traktamenten inte är avsedda att täcka resekostnader som transport eller hotellkostnader. Dessa utgifter ska redovisas separat och ersättas enligt faktiska kostnader genom reseräkning.

Utlandstraktamente – särskilda regler

Vid tjänsteresor utomlands tillämpas särskilda normalbelopp som varierar beroende på destination. Beloppen fastställs årligen av Skatteverket och baseras på levnadskostnaderna i respektive land. För 2025 varierar beloppen kraftigt, från lägre belopp i länder med lägre prisnivåer till betydligt högre för högkostnadsländer som Schweiz och Japan.

För tjänsteresor som innefattar flera länder under samma dag gäller normalbeloppet för det land där den anställde tillbringat den längsta tiden av dagen. Vid resa mellan Sverige och utlandet beräknas traktamentet baserat på i vilket land den anställde befunnit sig största delen av dagen.

Utlandsresor kräver särskild noggrannhet i dokumentationen. Utöver vanliga uppgifter om syfte och tider bör kvitton från utlandsresa alltid sparas, särskilt för att styrka valutakurser och extraordinära kostnader.

Reducering av traktamente vid fria måltider

När arbetsgivaren eller någon annan står för måltider under tjänsteresan ska traktamentet reduceras eftersom den anställde då inte har dessa kostnader. Reduceringen görs enligt följande procentsatser:

• Frukost: 15% av heldagsbeloppet
• Lunch: 35% av heldagsbeloppet
• Middag: 35% av heldagsbeloppet

Vid helt fri kost (alla måltider ingår) reduceras beloppet med 85%. Det är viktigt att skilja på obligatoriska måltider (t.ex. frukost som ingår i hotellpriset) och icke-obligatoriska måltider. Obligatoriska måltider kräver endast reducering av traktamentet, medan icke-obligatoriska måltider (t.ex. en arbetsmiddag med kunder) även kan medföra förmånsbeskattning.

Ett vanligt scenario är konferenser där lunch ingår i programmet. I sådana fall ska traktamentet minskas med 35% per lunch, men ingen förmånsbeskattning tillämpas eftersom måltiden anses vara obligatorisk för arbetets utförande.

Långvariga tjänsteresor

För längre tjänsteresor till samma ort gäller särskilda regler. Efter tre månaders sammanhängande vistelse på samma ort reduceras det skattefria traktamentet till 70% av normalbeloppet. För inrikesresor 2025 innebär detta att heldagsbeloppet minskar från 290 kronor till 203 kronor efter tre månader.

Efter två års sammanhängande tjänsteresa till samma ort reduceras traktamentet ytterligare till 50% av normalbeloppet, vilket för inrikesresor 2025 blir 145 kronor per heldag. Att hålla reda på dessa tidsgränser är en vanlig utmaning för företag med långvariga uppdrag.

Fallstudier från konsultbranschen visar att en effektiv lösning är att implementera automatiska påminnelser i ekonomisystemen som flaggar när en anställd närmar sig tremånadersgränsen på samma ort. Detta hjälper till att undvika felaktiga utbetalningar och säkerställer korrekt redovisning.

Dokumentationskrav och underlag

En av de vanligaste fallgroparna vid hantering av traktamente är bristfällig dokumentation. För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste arbetsgivaren säkerställa att det finns tydlig dokumentation som styrker:

• Tjänsteresans syfte
• Datum och tider för resans början och slut
• Destination och besökta orter
• Eventuella fria måltider som erhållits under resan

Skatteverket kräver ingen specifik blankett, men företag bör ha standardiserade rutiner för reseräkningar. Om dokumentationen är bristfällig kan Skatteverket omklassificera hela traktamentet till skattepliktig lön vid en granskning.

Enligt experter på området är det rekommenderat att spara all dokumentation i minst sju år, vilket motsvarar Skatteverkets möjlighet till omprövning. Digitala lösningar för kvittohantering och reseräkningar har gjort denna process betydligt enklare för många företag.

Digitala verktyg för traktamentehantering

Moderna digitala verktyg revolutionerar hanteringen av traktamenten och förenklar administrationen avsevärt. Lösningar som Visma Utlägg, Expense och Fortnox erbjuder automatiserad beräkning av traktamenten enligt Skatteverkets regler och integrerar sömlöst med företagets ekonomi- och lönesystem.

Dessa plattformar möjliggör:

• Realtidsregistrering av kvitton och utlägg via mobilappar
• Automatisk beräkning av traktamenten baserat på resans tider och destination
• Integrering med GPS-data för att verifiera resor
• Automatisk reduktion av traktamente vid registrering av fria måltider
• Direktkoppling till lönesystem för korrekt utbetalning och redovisning

För ett medelstort företag med omkring 100 resande anställda kan digitalisering av traktamentehanteringen spara uppemot 80 timmar per månad i administrativ tid, samtidigt som risken för fel minimeras. Investeringen i digitala verktyg betalar sig ofta redan efter några månader genom minskad administration och färre felaktigheter.

Vanliga frågor och fallgropar

Hur hanteras traktamente vid sjukdom under tjänsteresa?
Om en anställd blir sjuk under en tjänsteresa är huvudregeln att traktamente fortfarande kan betalas ut skattefritt. Den anställde befinner sig fortfarande på tjänsteresa och har samma merkostnader. Dock bör sjukdom dokumenteras tydligt och eventuella ändringar i resplanen noteras.

Kan traktamente betalas ut vid arbete hemifrån?
Nej, traktamente kan inte betalas ut skattefritt vid arbete i hemmet eller på ordinarie arbetsplats. Kravet på avstånd (minst 50 km) och övernattning måste alltid vara uppfyllt.

Vad gäller för traktamente vid kombinerade tjänste- och privatresor?
Vid kombinerade resor måste tjänstedelen och privatdelen tydligt särskiljas. Traktamente kan endast betalas ut skattefritt för de dagar som utgör tjänsteresa. För dagar som utgör privat tid får inget traktamente betalas ut skattefritt.

Måste den anställde redovisa kvitton för kostnader som täcks av traktamentet?
Nej, traktamente är ett schablonbelopp och den anställde behöver inte redovisa faktiska kostnader för måltider och småutgifter. Däremot måste kvitton alltid redovisas för hotellkostnader, transportkostnader och andra utlägg som inte täcks av traktamentet.

Sammanfattning

En effektiv hantering av traktamente kräver både kunskap om Skatteverkets regler och smartare administrativa rutiner. De skattefria beloppen för 2025 (290 kr för heldag inom Sverige) ger en tydlig ram, men reduceringar för fria måltider och långvariga tjänsteresor adderar komplexitet.

Moderna digitala verktyg som automatiserar beräkningar och dokumentation har blivit allt viktigare för att säkerställa korrekt hantering och minska administrativ börda. Särskilt viktigt är att säkerställa korrekt dokumentation av resans syfte, tider och fria måltider för att undvika problem vid en eventuell granskning från Skatteverket.

För företag som regelbundet hanterar tjänsteresor rekommenderas att utveckla tydliga interna policyer, investera i digitala lösningar för traktamentehantering, och genomföra regelbundna utbildningar för både resenärer och administrativ personal. Med rätt system på plats kan traktamentehantering förenklas avsevärt, samtidigt som både företag och anställda känner sig trygga i att allt hanteras korrekt enligt gällande regelverk.

För mer detaljerad information om traktamentsregler och aktuella belopp, besök Skatteverkets webbplats eller konsultera med en ekonomiexpert.