Traktamente 2025: Skattefria Belopp & Regler i Sverige

Vad är traktamente?

Traktamente är en skattefri ersättning som arbetsgivare kan betala ut till anställda för att täcka ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresor. Dessa kostnader kan innefatta måltider, småutgifter och andra merkostnader som uppstår när en anställd arbetar på annan ort än sin vanliga arbetsplats. För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste särskilda villkor vara uppfyllda enligt Skatteverkets regler.

När kan traktamente betalas ut?

För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste följande grundläggande villkor vara uppfyllda:

• Det ska röra sig om en tjänsteresa med övernattning
• Arbetsplatsen måste ligga mer än 50 kilometer från både den anställdes bostad och ordinarie arbetsplats
• Resan ska vara direkt kopplad till arbetet eller verksamheten
• Övernattningen ska ske mellan klockan 00:00 och 06:00

Olika typer av traktamente

Det finns flera olika former av traktamente som kan betalas ut beroende på resans längd och karaktär. De vanligaste typerna är:

• Helt traktamente för hela dagar
• Halvt traktamente för avrese- och hemkomstdagar
• Nattraktamente när arbetsgivaren inte står för logi
• Reducerat traktamente vid längre tjänsteresor

Genom fastställda schablonbelopp kan arbetsgivare enkelt beräkna och betala ut rätt ersättning till sina anställda utan att behöva granska varje enskild kostnad. Detta system förenklar administrationen både för arbetsgivare och anställda, samtidigt som det säkerställer en rättvis ersättning för de extra kostnader som uppstår vid tjänsteresor.

Traktamente belopp 2025

För år 2025 gäller oförändrade skattefria traktamentsbelopp jämfört med föregående år. Här är en komplett översikt över de aktuella beloppen och när de är tillämpliga.

Grundbelopp för traktamente

Det skattefria traktamentet för en heldag (tjänsteresa som varar längre än 12 timmar) är fastställt till 290 kronor. För en halvdag, som definieras som en tjänsteresa som varar mellan 4-12 timmar, är beloppet 145 kronor. Dessa belopp gäller under förutsättning att resan uppfyller grundkraven för traktamente, inklusive kravet på minst 50 kilometers avstånd från ordinarie arbetsplats och bostad.

Reducerade belopp vid längre tjänsteresor

• Efter tre månader på samma ort: 203 kronor per dag (70% av normalbeloppet)
• Efter två år på samma ort: 145 kronor per dag (50% av normalbeloppet)

Justering vid fria måltider

När arbetsgivaren står för måltider under tjänsteresan måste traktamentet reduceras enligt följande:

• Frukost, lunch och middag: Minskning med 85% av traktamentet
• Lunch eller middag: Minskning med 35% per måltid
• Frukost: Minskning med 15% av traktamentet

Nattraktamente

Om arbetsgivaren inte står för logi under tjänsteresan kan ett skattefritt nattraktamente på 145 kronor betalas ut. Detta gäller när den anställde övernattar på tjänsteresan och själv står för boendekostnaden, till exempel vid övernattning hos vänner eller släktingar.

Skatteverkets officiella riktlinjer ger ytterligare vägledning kring hur traktamentsbeloppen ska tillämpas i praktiken. För företag som regelbundet hanterar tjänsteresor rekommenderas att upprätta tydliga rutiner för hantering och redovisning av traktamenten för att säkerställa korrekt tillämpning av reglerna.

Regler för skattefritt traktamente

För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt måste flera grundläggande villkor vara uppfyllda enligt Skatteverkets bestämmelser. Här går vi igenom de viktigaste reglerna som gäller för 2025.

Grundläggande krav för skattefritt traktamente

För att traktamente ska klassas som skattefritt måste följande villkor uppfyllas:

• Resan måste vara en tjänsteresa, inte en privat resa
• Tjänsteresan måste inkludera minst en övernattning mellan klockan 00:00 och 06:00
• Resmålet måste ligga mer än 50 kilometer från både den anställdes bostad och ordinarie arbetsplats

Tidsbegränsningar och reduceringar

Vid längre tjänsteresor till samma ort gäller särskilda regler för traktamentets storlek. Efter tre månader på samma ort reduceras det skattefria traktamentet till 70% av maximibeloppet, vilket innebär 203 kronor per dag. Om tjänsteresan sträcker sig längre än två år på samma ort reduceras beloppet ytterligare till 50%, vilket motsvarar 145 kronor per dag.

Reducering vid fria måltider

När arbetsgivaren står för måltider under tjänsteresan måste traktamentet reduceras enligt följande:

• Fri frukost: Reducering med 15% av dagstraktamentet
• Fri lunch eller middag: Reducering med 35% per måltid
• Samtliga måltider fria: Reducering med 85% av dagstraktamentet

Dokumentationskrav

För att kunna betala ut skattefritt traktamente måste arbetsgivaren ha tillräcklig dokumentation. Detta inkluderar en reseräkning som innehåller uppgifter om:

• Resans datum och tider
• Resmålets adress
• Resans syfte
• Vilka måltider som eventuellt ingått
• Övriga ersättningar och utlägg

Vid utlandsresor gäller särskilda normalbelopp som fastställs av Skatteverket för respektive land. För mer information om utlandstraktamente kan du läsa mer på Skatteverkets hemsida.

Kostnadsersättning vid tjänsteresa

Vid tjänsteresor uppstår ofta olika typer av kostnader utöver traktamentet. För att hantera dessa korrekt behöver både arbetsgivare och anställda känna till vilka ersättningar som kan betalas ut skattefritt och hur dokumentationen ska skötas.

Ersättningsbara kostnader

Utöver traktamente kan följande kostnader ersättas skattefritt vid tjänsteresor:

• Resekostnader som tåg, flyg och taxi
• Hotellkostnader och andra logikostnader
• Parkeringsavgifter
• Representation och konferensavgifter
• Nödvändiga telefonkostnader

Dokumentationskrav

För att kostnadsersättningar ska kunna betalas ut skattefritt krävs fullständig dokumentation. Alla utlägg måste styrkas med originalkvitton eller motsvarande underlag. En korrekt ifylld reseräkning ska innehålla information om resans syfte, datum, destination och specificerade kostnader. Detta är särskilt viktigt eftersom Skatteverket kan begära in dessa underlag vid en eventuell granskning.

Hantering av utlägg

Det finns två huvudsakliga sätt att hantera kostnader vid tjänsteresor:

• Direktbetalning via företagskort eller faktura till arbetsgivaren
• Utlägg som den anställde gör och senare får ersättning för

När den anställde gör egna utlägg är det viktigt att dessa redovisas inom rimlig tid, helst inom en månad efter resans slut. Många företag använder idag digitala system för att förenkla hanteringen av reseräkningar och utlägg.

Arbetsgivarens ansvar

Arbetsgivaren ansvarar för att:

• Ha tydliga riktlinjer för vilka kostnader som ersätts
• Säkerställa att utbetalda ersättningar följer skattereglerna
• Kontrollera att alla utlägg är styrkta med korrekta underlag
• Arkivera reseräkningar och kvitton enligt bokföringslagen

Traktamente utomlands

Vid tjänsteresor utomlands gäller särskilda regler och belopp för traktamente. Skatteverket fastställer årligen så kallade normalbelopp för olika länder, som motsvarar en full dags traktamente för respektive land. Dessa belopp är anpassade efter levnadskostnaderna i varje land.

Grundregler för utlandstraktamente

För att få skattefritt traktamente vid utlandsresa gäller samma grundkrav som vid inrikesresor – tjänsteresan måste omfatta övernattning och vara belägen mer än 50 kilometer från både den vanliga arbetsplatsen och bostaden. Vid utlandsresor börjar traktamentet gälla från det att man lämnar Sverige.

Normalbelopp i olika länder

Normalbeloppen varierar kraftigt mellan olika länder beroende på kostnadsnivån. Som exempel kan nämnas att Norge har ett av de högsta normalbeloppen i Norden med 1 095 kronor per dag för 2025, vilket är betydligt högre än det svenska inrikestraktamentet på 290 kronor. Skatteverket uppdaterar årligen dessa belopp för varje land.

Reducering vid fria måltider

Precis som vid inrikestraktamente ska utlandstraktamentet reduceras om arbetsgivaren står för måltider. Reduceringen sker enligt följande:

• Frukost: 15% av normalbeloppet
• Lunch: 35% av normalbeloppet
• Middag: 35% av normalbeloppet

Särskilda regler för längre utlandsvistelser

Vid längre utlandsvistelser gäller samma principer som för inrikes traktamente. Efter tre månader på samma ort reduceras traktamentet till 70% av normalbeloppet, och efter två år reduceras det till 50%. Dessa regler är viktiga att känna till för både arbetsgivare och anställda vid långvariga utlandsuppdrag.

För den som reser mycket i tjänsten är det viktigt att hålla sig uppdaterad om gällande normalbelopp och regler, eftersom dessa kan variera från år till år och mellan olika länder. Det är också viktigt att spara alla kvitton och dokumentera resans syfte och tidpunkter för att kunna styrka rätten till traktamente vid en eventuell granskning från Skatteverket.